O zprostředkování zápisu matriční události do Zvláštní matriky - narození, uzavření manželství - českého občana v cizině žádá osobně český občan u ZÚ ČR v cizině, nebo v místě svého trvalého pobytu (případně posledního trvalého pobytu), nebo u kteréhokoliv matričního úřadu.
 

Žadatel k žádosti předloží cizozemský matriční doklad, opatřený případným vyšším ověřením (razítko apostille, superlegalizace – forma vyššího ověření je odvislá od státu, který doklad vydal) a úředním překladem do českého jazyka. Tento doklad se ze zvláštní matriky nevrací, neboť je uložen ve sbírce listin. Pokud si žadatel přeje doklad ponechat, předloží jej (s úředním překladem a případným vyšším ověřením) v úředně ověřené kopii. Dále žadatel doloží doklad o státním občanství osoby, které se zápis týká (platný občanský průkaz či cestovní pas, osvědčení o státním občanství ČR či listina o nabytí státního občanství ČR ne starší jednoho roku)“.

K zápisu o narození předloží i oddací list rodičů.

K zápisu sňatku předloží i rodné listy snoubenců, případně rozsudky o rozvodu, případně úmrtní list.

Pokud rozvod předchozího manželství byl na území cizího státu, se kterým není uzavřena dohoda o právní pomoci, rozvod byl na území států mimodohodových, musí být rozsudek o rozvodu uznán nejvyšším soudem ČR Brno, Burešova 20. V případě, že muž nebo žena byli rozvedeni a po rozvodu přijali svá dřívější příjmení, nutno předložit oznámení nebo rozhodnutí o změně příjmení.